Amtlicher Sachbezugswert und Essenmarkengestellung

Auch mit dem amtlichen Sachbezugswert können arbeitstägliche Mahlzeiten angesetzt werden, die der Arbeitnehmer durch Gewährung von Essenmarken in einer nicht vom Arbeit-geber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung erhält. Der Ansatz des amtlichen Sachbezugswertes bei Ausgabe von Essenmarken  ist aber an zusätzliche Voraussetzungen geknüpft.
So ist die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert beispielsweise nur dann zulässig, wenn der Verrechnungswert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt. Damit darf der Verrechnungswert der Essen¬marke für das Mittagessen in 2016 maximal 6,10 € (3,10 € + 3,10 €) betragen, um eine Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert sicherzustellen.

Praxishinweis

Die Finanzverwaltung lässt es damit zu, dass die zweckgebunden ausgegebene Essenmarke mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet wird, selbst wenn der sog. Verrechnungswert max. 3,10 € über dem jeweiligen amtlichen Sachbezugswert liegt. Diese günstige Verwaltungsauffassung kann zur Lohnoptimierung herangezogen werden.

Weitere Voraussetzungen dafür, dass die Essenmarke nicht mit ihrem Verrechnungswert, sondern mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert bewertet wird, sind:

  • Es muss tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben werden. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind.
  • Für jede Mahlzeit darf lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen werden.  Zur Erfüllung dieser Voraussetzungen hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit z. B. infolge von Urlaub oder Erkrankung festzustellen und die für diese Tage ausgegebenen Essenmarken zurückzufordern oder die Zahl der im Folgemonat auszugebenden Essenmarken um die Zahl der Abwesenheitstage zu vermindern. Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage und zur Anpassung der Zahl der Essenmarken im Folgemonat entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausführen, wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Essenmarken erhält.

Praxishinweis

Diese 15er-Regelung dürfte allerdings bei Teilzeitbeschäftigungen nicht zur Anwendung kommen, wenn die Mitarbeiter nicht arbeitstäglich anwesend sind; insoweit bleibt es bei beim Grundsatz, dass je Arbeitstag eine Essenmarke steuergünstig ausgegeben werden darf. Arbeitgebern ist eine Anrufungsauskunft anzuraten, um spätere Haftungsrisiken zu verhindern.

Amtlicher Sachbezugswert und Essenszuschüsse

Das BMF hat aktuell zur steuerlichen Behandlung von arbeitstäglichen Essenszuschüssen Stellung genommen. Konkret geht es um die Behandlung von Zuschüssen, für die der Arbeitgeber keine Papier-Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) verwendet,  die bei einer Annahmestelle in Zahlung genommen werden.  Hintergrund für dieses BMF-Schreiben ist eine Anfrage, ob die Regelungen zu Kantinenmahlzeiten und Essenmarken  entsprechend anzuwenden sind, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage einen Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten einräumt, auch ohne sich Papier-Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) zu bedienen, die bei einer Annahmestelle in Zahlung genommen werden.

Hierzu gilt nach der Verwaltungsauffassung Folgendes:

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV anzusetzen, wenn sichergestellt ist, dass

  • tatsächlich eine Mahlzeit durch den Arbeitnehmer erworben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind,
  • für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (insbesondere ohne Krankheitstage, Urlaubstage) beansprucht werden kann,
  • der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt,
  • der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
  • der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate  noch nicht abgelaufen sind.

Praxishinweis

Der Ansatz der zweckgebundenen Barlohnzahlung mit dem amtlichen Sachbezugswert gilt selbst dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung) besteht, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt.

Die übrigen Regelungen des R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. b und c LStR 2015 sind entsprechend anzuwenden.
Die Finanzverwaltung verlangt, dass der Arbeitgeber die vorstehenden Voraussetzungen nachzuweisen hat. Dabei bleibt es dem Arbeitgeber unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (z. B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen). Der Arbeitgeber hat die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren.
Sofern solche zweckgebundenen Essenszuschüsse mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden, hat die Finanzverwaltung keine Bedenken, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer entsprechend pauschal mit 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG erhebt, auch wenn keine vertraglichen Beziehungen zu einem anderen Unternehmen bestehen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt.

Praxishinweis

Die Finanzverwaltung wendet diese neuen Grundsätze in allen noch offenen Fällen an. Die Anweisung der Finanzverwaltung dürfte über das Lohnsteuerrecht hinaus auch für die Sozialversicherung bedeutsam sein.