Bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist nach der Verwaltungsauffassung in R 9.7 Abs. 3 Satz 7 LStR 2015 generell eine Abrechnung mit dem Pauschalwert unzulässig

Es ist in solchen Fällen allenfalls möglich, die sog. Übernachtungsnebenkosten in dem Maße steuerfrei zu erstatten, in dem der Arbeitnehmer diese ansonsten als eigene Werbungskosten geltend machen könnte.

Das Schleswig-Holsteinische FG und nachfolgend auch der BFH  haben im Fall eines Kraftfahrers, der in der Schlafkabine seines LKWs übernachtet und dem am jeweiligen Übernachtungsort Nebenkosten, z. B. für die Wasch- und Toilettengelegenheit anfallen, einen Werbungskostenabzug von 5 € im Wege der Schätzung zugelassen.

Die Finanzverwaltung  wendet diese BFH-Entscheidung grundsätzlich über den Einzelfall hinaus an. Allerdings übernimmt sie nicht den Betrag von 5 € als Schätzung für diese Übernachtungsnebenkosten. Sie verlangt vielmehr, dass der Arbeitnehmer die ihm tatsächlich entstandenen und regelmäßig wiederkehrenden Reisenebenkosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen durch entsprechende Aufzeichnungen glaubhaft macht.

Beispiel
Der Arbeitnehmer A ist LKW-Fahrer. Er weist für einen repräsentativen Zeitraum folgende Übernachtungsnebenkosten nach bzw. macht folgende Übernachtungsnebenkosten glaubhaft:
Monat Oktober
Aufwendungen gesamt  60 € (20 Tage Auswärtstätigkeit)
Monat November
Aufwendungen gesamt  80 € (25 Tage Auswärtstätigkeit)
Monat Dezember
Aufwendungen gesamt  40 € (15 Tage Auswärtstätigkeit)
Summe der Aufwendungen:
180 €: 60 Tage Auswärtstätigkeit  =  3 € täglicher Durchschnittswert.
Der so ermittelte Wert kann bei A, der in seiner Schlafkabine übernachtet, für jeden Tag der Auswärtstätigkeit als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei durch den Arbeitgeber als Reisenebenkosten erstattet werden.

Praxishinweis
Aktuell hat das FG München  eine Schätzung von Übernachtungs(neben)kosten bei im internationalen Fernverkehr eingesetzten LKW-Fahrern mit 5 € je Übernachtung zugelassen. Diese Entscheidung hat auch für das Lohnsteuerrecht im Hinblick auf die steuerfreie Erstattung Bedeutung. Leider plant die Finanzverwaltung gegenwärtig offensichtlich nicht, ihre einschränkende Auffassung zu ändern. Mit weiteren Rechtsverfahren ist daher zu rechnen.