Überlassung der BahnCard 100 durch den Arbeitgeber

Nach Auffassung der Finanzverwaltung kann auch ein überwiegendes eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers an der Überlassung einer BahnCard 100 anzunehmen sein. Hiervon ist auszugehen, wenn nach der Prognose im Zeitpunkt der Hingabe der BahnCard die ersparten Kosten für die Einzelfahrscheine, die bei Auswärtstätigkeiten ohne Nutzung der BahnCard angefallen wären, die Kosten der BahnCard 100 erreichen oder übersteigen. In diesem Fall stellt die Überlassung der BahnCard 100 an den Mitarbeiter keinen Arbeitslohn dar.

Praxishinweis
Es kommt darauf an, dass sich die BahnCard 100 im Zeitpunkt der Ausgabe an den Mitarbeiter voraussichtlich für den Arbeitgeber wirtschaftlich lohnen wird (Prognoseentscheidung). Tritt die prognostizierte Amortisation aus unvorhersehbaren Gründen (z. B. Krankheit) nicht ein, löst dies keine lohnsteuerlichen Folgen aus. Eine Nachversteuerung hat zu unterbleiben.
Arbeitgeber sind gut beraten, nachvollziehbar zu dokumentieren, wie die Prognoseentscheidung ermittelt wurde.

Erreicht die Fahrtkostenersparnis die Fahrtkosten für die Auswärtstätigkeit voraussichtlich nicht in vollem Umfang, wird die BahnCard 100 nicht im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse zur Verfügung gestellt. Der Wert der BahnCard 100 ist dann zunächst in voller Höhe als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil zu erfassen. Die ersparten Fahrtkostenaufwendungen können dann – m. E. auch monatlich oder zumindest am Ende des Gültigkeitszeitraums – den steuerpflichtigen Arbeitslohn mindern.

Folgende Ermittlungsweisen der Arbeitslohnminderung sind möglich:

  • Quotale Aufteilung nach der Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung oder
  • Zugrundelegung der ersparten Kosten für die Einzelfahrscheine im Zeitraum der Gültigkeit der BahnCard. Hierbei ist die Arbeitslohnkorrektur beschränkt auf die tatsächlichen Kosten für die vom Mitarbeiter erworbene Fahrkarte

 

Übernahme von Kosten für eine Monatskarte der öffentlichen Verkehrsmittel durch den Arbeitgeber

Fraglich ist, ob in den Fällen, in denen ein Arbeitnehmer eine Monatskarte für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel privat anschafft und diese auch zu dienstlichen Zwecken einsetzt (z. B. zu Gunsten von Auswärtstätigkeiten), ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers vorliegt oder eine steuerfreie Erstattung nach § 3 Nr. 13 bzw.
Nr. 16 EStG in Frage kommt. Eine steuerfreie Erstattung des Arbeitgebers nach Reisekostengrundsätzen kommt in Betracht. Für die Bestimmung der steuerfreien Erstattungshöhe ist ein monatlicher Nachweis der beruflich veranlassten Fahrten erforderlich. Folgende Ermittlungsweisen sind möglich:

  • Quotale Aufteilung nach der Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung oder
  • Zugrundelegung der ersparten Kosten für die Einzelfahrscheine im Zeitraum der Gültigkeit des Fahrtickets. Hierbei ist die steuerfreie Fahrtkostenerstattung beschränkt auf die tatsächlichen Kosten für die vom Mitarbeiter erworbene Fahrkarte.

Praxishinweis
Für den Arbeitgeber besteht demgemäß die Möglichkeit, die vom Arbeitnehmer selbst erworbene Fahrkarte vollumfänglich steuerfrei zu erstatten, sofern die für Auswärtstätigkeiten ersparten Einzelfahrkarten den Gesamtpreis erreichen oder übersteigen. Eine Nutzung der Monatskarte auch für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und/oder für Privatfahrten ist unschädlich.
Es bedarf der Dokumentation der jeweiligen Auswärtstätigkeitsstrecke und der ansonsten angefallenen Aufwendungen.

An bestimmten Stellen ist es in der Lohnsteuer üblich, eine solche Ermittlung lediglich auf einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten zu beschränken.  Dem Vernehmen nach will die Finanzverwaltung eine solche Ermittlungsvereinfachung nicht anwenden. Auch soll es offensichtlich nicht auf eine Prognoseentscheidung, wie geplant ist, die Fahrkarte einzusetzen, ankommen. Heranzuziehen sind vielmehr die tatsächlichen Verhältnisse im jeweiligen Gültigkeitszeitraum.

Beispiel
Mitarbeiter S hat im Juni 2016 eine Monatsfahrkarte für den Öffentlichen Personennahverkehr der Münchner Verkehrsbetriebe (MVV) für 100 € erworben.
Der Mitarbeiter S ist in der Altenpflege eingesetzt. Er nutzt seine privat erworbene Monatskarte auch für die Auswärtstätigkeitsfahrten zu den diversen Patienten.
Im Juni 2016 hat er dadurch seinem Arbeitgeber die Kosten für Einzelfahrscheine im Wert
a) 75 €
b) 100 € und
c) 110 € erspart.
Der Arbeitgeber kann A die ohne Erwerb des Monatstickets ansonsten angefallenen Fahrtkosten steuerfrei ersetzen; die steuerfreie Erstattung ist auf den dem Mitarbeiter entstandenen Aufwand begrenzt.
Höhe der steuerfreien Erstattung:
a) 75 €
b) 100 €
c) 100 €
(Maximalbetrag = Kosten der privat erworbenen Monatskarte)

Praxishinweis
Der Arbeitgeber kann immer erst einen Monat zeitlich versetzt die Höhe der steuerfreien Fahrtkostenerstattung für den Vormonat ermitteln. Dies dürfte für die steuerfreie Reisekostenerstattung unschädlich sein.