Übernahme von Kosten für eine Monatskarte der öffentlichen Verkehrsmittel durch den Arbeitgeber

Fraglich ist, ob in den Fällen, in denen ein Arbeitnehmer eine Monatskarte für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel privat anschafft und diese auch zu dienstlichen Zwecken einsetzt (z. B. zu Gunsten von Auswärtstätigkeiten), ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers vorliegt oder eine steuerfreie Erstattung nach § 3 Nr. 13 bzw.
Nr. 16 EStG in Frage kommt. Eine steuerfreie Erstattung des Arbeitgebers nach Reisekostengrundsätzen kommt in Betracht. Für die Bestimmung der steuerfreien Erstattungshöhe ist ein monatlicher Nachweis der beruflich veranlassten Fahrten erforderlich. Folgende Ermittlungsweisen sind möglich:

  • Quotale Aufteilung nach der Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung oder
  • Zugrundelegung der ersparten Kosten für die Einzelfahrscheine im Zeitraum der Gültigkeit des Fahrtickets. Hierbei ist die steuerfreie Fahrtkostenerstattung beschränkt auf die tatsächlichen Kosten für die vom Mitarbeiter erworbene Fahrkarte.

Praxishinweis
Für den Arbeitgeber besteht demgemäß die Möglichkeit, die vom Arbeitnehmer selbst erworbene Fahrkarte vollumfänglich steuerfrei zu erstatten, sofern die für Auswärtstätigkeiten ersparten Einzelfahrkarten den Gesamtpreis erreichen oder übersteigen. Eine Nutzung der Monatskarte auch für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und/oder für Privatfahrten ist unschädlich.
Es bedarf der Dokumentation der jeweiligen Auswärtstätigkeitsstrecke und der ansonsten angefallenen Aufwendungen.

An bestimmten Stellen ist es in der Lohnsteuer üblich, eine solche Ermittlung lediglich auf einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten zu beschränken.  Dem Vernehmen nach will die Finanzverwaltung eine solche Ermittlungsvereinfachung nicht anwenden. Auch soll es offensichtlich nicht auf eine Prognoseentscheidung, wie geplant ist, die Fahrkarte einzusetzen, ankommen. Heranzuziehen sind vielmehr die tatsächlichen Verhältnisse im jeweiligen Gültigkeitszeitraum.

Beispiel
Mitarbeiter S hat im Juni 2016 eine Monatsfahrkarte für den Öffentlichen Personennahverkehr der Münchner Verkehrsbetriebe (MVV) für 100 € erworben.
Der Mitarbeiter S ist in der Altenpflege eingesetzt. Er nutzt seine privat erworbene Monatskarte auch für die Auswärtstätigkeitsfahrten zu den diversen Patienten.
Im Juni 2016 hat er dadurch seinem Arbeitgeber die Kosten für Einzelfahrscheine im Wert
a) 75 €
b) 100 € und
c) 110 € erspart.
Der Arbeitgeber kann A die ohne Erwerb des Monatstickets ansonsten angefallenen Fahrtkosten steuerfrei ersetzen; die steuerfreie Erstattung ist auf den dem Mitarbeiter entstandenen Aufwand begrenzt.
Höhe der steuerfreien Erstattung:
a) 75 €
b) 100 €
c) 100 €
(Maximalbetrag = Kosten der privat erworbenen Monatskarte)

Praxishinweis
Der Arbeitgeber kann immer erst einen Monat zeitlich versetzt die Höhe der steuerfreien Fahrtkostenerstattung für den Vormonat ermitteln. Dies dürfte für die steuerfreie Reisekostenerstattung unschädlich sein.