Kostenerstattung für öffentliche Verkehrsträger.

Überlassung der BahnCard 50 durch den Arbeitgeber

Die Aufwendungen des Arbeitgebers für eine BahnCard können ungeachtet der privaten Nutzungsmöglichkeit (z. B. an Wochenenden) steuerfreien Reisekostenersatz darstellen. Entscheidend ist, dass durch die BahnCard im Ergebnis geringere Fahrtkosten während der Auswärtstätigkeit entstehen, als dies beim normalen Bahntarif für die Reisetätigkeit der Fall wäre.
Bei der Beschaffung einer BahnCard 50 durch den Arbeitgeber, die dem Arbeitnehmer zur dienstlichen und privaten Nutzung zur Verfügung gestellt wird, ist kein geldwerter Vorteil zu besteuern, wenn in einem Prognosemodell die voraussichtliche Amortisation glaubhaft gemacht wird. D. h. die durch die Nutzung der BahnCard auf Auswärtstätigkeiten ersparten Fahrtkosten erreichen oder übersteigen den Wert der BahnCard im Laufe des zwölfmonatigen Gültigkeitszeitraums.
Eine Nachversteuerung scheidet selbst dann aus, wenn die erwartete Prognose aus unvorhersehbaren Gründen (z. B. bei längerfristiger Krankheit) nicht eingetreten ist.

Beispiel
Die Fahrtkosten des Arbeitnehmers für Auswärtstätigkeiten betragen in 2016 insgesamt 1.000 €. Durch den Erwerb einer BahnCard 50 (Kosten: 255 €) würden sich die laufenden Kosten auf 500 € verringern, da sich der Fahrpreis um 50 % ermäßigt.
Die Gesamtkosten für die BahnCard sind – neben den unmittelbaren Fahrtkosten – steuerfrei erstattbar. Mit Erwerb der BahnCard sind Fahrtkosten von (500 € + 255 € =) 755 € entstanden. Diese Kosten liegen unter den ansonsten zu entrichtenden Fahrtkosten von 1.000 €. Damit ist die Gestellung der BahnCard lohnsteuerfrei. Erwirbt der Arbeitnehmer für den privaten Bereich Fahrkarten, sind die sich ergebenden Preisvorteile kein steuerpflichtiger Arbeitslohn.

 

Überlassung der BahnCard 100 durch den Arbeitgeber

Nach Auffassung der Finanzverwaltung kann auch ein überwiegendes eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers an der Überlassung einer BahnCard 100 anzunehmen sein. Hiervon ist auszugehen, wenn nach der Prognose im Zeitpunkt der Hingabe der BahnCard die ersparten Kosten für die Einzelfahrscheine, die bei Auswärtstätigkeiten ohne Nutzung der BahnCard angefallen wären, die Kosten der BahnCard 100 erreichen oder übersteigen. In diesem Fall stellt die Überlassung der BahnCard 100 an den Mitarbeiter keinen Arbeitslohn dar.

Praxishinweis
Es kommt darauf an, dass sich die BahnCard 100 im Zeitpunkt der Ausgabe an den Mitarbeiter voraussichtlich für den Arbeitgeber wirtschaftlich lohnen wird (Prognoseentscheidung). Tritt die prognostizierte Amortisation aus unvorhersehbaren Gründen (z. B. Krankheit) nicht ein, löst dies keine lohnsteuerlichen Folgen aus. Eine Nachversteuerung hat zu unterbleiben.
Arbeitgeber sind gut beraten, nachvollziehbar zu dokumentieren, wie die Prognoseentscheidung ermittelt wurde.

Erreicht die Fahrtkostenersparnis die Fahrtkosten für die Auswärtstätigkeit voraussichtlich nicht in vollem Umfang, wird die BahnCard 100 nicht im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse zur Verfügung gestellt. Der Wert der BahnCard 100 ist dann zunächst in voller Höhe als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil zu erfassen. Die ersparten Fahrtkostenaufwendungen können dann – m. E. auch monatlich oder zumindest am Ende des Gültigkeitszeitraums – den steuerpflichtigen Arbeitslohn mindern.

Folgende Ermittlungsweisen der Arbeitslohnminderung sind möglich:

  • Quotale Aufteilung nach der Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung oder
  • Zugrundelegung der ersparten Kosten für die Einzelfahrscheine im Zeitraum der Gültigkeit der BahnCard. Hierbei ist die Arbeitslohnkorrektur beschränkt auf die tatsächlichen Kosten für die vom Mitarbeiter erworbene Fahrkarte.

 

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