Der Bundesrat hat am 17. Juni 2016 beschlossen, dem vom Deutschen Bundestag am 12. Mai 2016 verabschiedeten Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens zuzustimmen!

Der Gesetzesbeschluss des Deutschen Bundestages berücksichtigt dabei die Beschlussempfehlung und den Bericht des Finanzausschusses.
Mit einer Verkündung im Bundesgesetzblatt ist in Kürze zu rechnen. Dieses Gesetz enthält auch lohnsteuerliche Änderungen, die nachfolgend beschrieben werden.

Neues zur Einbehaltung der Lohnsteuer (§ 39b EStG)

Grundsatz: Abrechnung nach den abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmalen

§ 39b EStG beschreibt die Einbehaltung der Lohnsteuer bei unbeschränkt und beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmern.
Für die Lohnsteuerberechnung ist im Regelfall die als Lohnsteuerabzugsmerkmal elektronisch abgerufene Steuerklasse maßgebend.

Praxishinweis
In bestimmten – nachfolgend beschriebenen – Fällen ist eine Lohnsteuerermittlung auch ohne mitgeteilte Lohnsteuerabzugsmerkmale möglich.
Durch die Ergänzungen in § 39b EStG  werden im Gesetzestext der Vollständigkeit wegen die weiteren in Betracht kommenden Möglichkeiten zur Anwendung der maßgeblichen Steuerklasse genannt. Es handelt sich um redaktionelle Klarstellungen und eine Folgeänderung auf Grund der Ergänzung des § 39e EStG um den neuen  Absatz 5a.

Ausnahme: Abrechnung nach den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen

Nach den mitgeteilten Lohnsteuerabzugsmerkmalen kann der Arbeitgeber auch nach den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmerkmalen  längstens für die Dauer von drei Kalendermonaten abrechnen. Diese Möglichkeit besteht, wenn

  • der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale wegen technischer Störung nicht abrufen kann oder
  • der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der ihm zuzuteilenden Identifikationsnummer, die der Arbeitgeber für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale benötigt, nicht zu vertreten hat.

Praxishinweis
Als „Störungen“ kommen technische Schwierigkeiten bei Anforderung und Abruf, Bereitstellung oder Übermittlung der ELStAM in Betracht.
Auch eine verzögerte Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug durch das Finanzamt stellt eine solche „Störung“ dar.
Nach abgestimmter Auffassung der obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder findet § 39c Abs. 1 Satz 2 EStG auch in solchen Fällen Anwendung, in denen ohne Änderung der persönlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers und ohne dessen Zutun dem Arbeitgeber unzutreffende ELStAM bereitgestellt werden, die zu einem unzutreffenden Lohnsteuerabzug führen. In diesem Zusammenhang sind insbesondere folgende Fallkonstellationen zu benennen:

a) aufgrund einer unvollständigen Datenlieferung der Gemeinden entfällt die Ehegattenverknüpfung und die Finanzverwaltung teilt dem Arbeitgeber eine fehlerhafte Steuerklasse mit (z. B. Wegfall der Steuerklasse III),
b) durch einen Fehler eines weiteren Arbeitgebers des Arbeitnehmers (Anmeldung als Hauptarbeitgeber) wird dem Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses zu Unrecht die Steuerklasse VI mitgeteilt. Die Zeitspanne bis zur Bereitstellung und Anwendung der geänderten und zutreffenden Lohnsteuerabzugsmerkmale (Bereitstellung als ELStAM oder im Wege einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug) kann mitunter mehrere Monate beanspruchen. Um dies zu vermeiden, wird die Regelung des § 39c Abs. 1 Satz 2 EStG von der Finanzverwaltung weit und praxisorientiert ausgelegt, auch wenn in den Fällen der Bereitstellung unzutreffender ELStAM keine „technische Störung“ im engeren Sinne dieser Vorschrift vorliegt.

Ausnahme: Abrechnung nach der Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (insbesondere in Auslandssachverhalten)

Statt der mitgeteilten Lohnsteuerabzugsmerkmale kann der Arbeitgeber nach einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug abzurechnen haben. Die Abrechnung nach der vom Betriebsstättenfinanzamt auszustellenden Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug  ist vorgesehen für

  • nach § 1 Abs. 2 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtige,
  • nach § 1 Abs. 3 EStG als unbeschränkt einkommensteuerpflichtig zu behandelnde oder
  • beschränkt steuerpflichtige

Personen.

Entsprechendes gilt auch für die im Inland nicht meldepflichtigen Personen, selbst wenn für diese eine Identifikationsnummer vergeben wurde.  Hierbei muss dem Arbeitgeber allerdings eine Bescheinigung des Wohnsitzfinanzamts vorliegen.

Ausnahme: Sperrung der Bereitstellung von Lohnsteuerabzugsmerkmalen

Werden dem Arbeitgeber wegen einer Sperrung  durch den Arbeitnehmer keine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale bereitgestellt, hat dieser die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI zu ermitteln. Dem Arbeitgeber wird mitgeteilt, dass er nicht abrufberechtigt ist.

Ausnahme: Unterschiedliche ELStAM bei besonders gelagerten Bezügen in einem einheitlichen Dienstverhältnis

Nach Maßgabe von § 39e Abs. 5a EStG n.F. kann der Arbeitgeber in den dort bezeichneten besonders gelagerten Fällen verschiedenartige Bezüge getrennt abrechnen. Der Grundsatz des einheitlichen Dienstverhältnisses, wonach die Lohnsteuer für sämtliche vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlte Bezüge einheitlich und nach denselben Lohnsteuerabzugsmerkmalen zu erheben ist, wird insoweit durchbrochen. Klarstellend wird in § 39b Abs. 2 Satz 8 und Abs. 3 Satz 7 EStG bestimmt, dass in diesen Fällen nicht nach den mitgeteilten ELStAM (einheitlich) abzurechnen ist.

Praxishinweis
Durch § 39e Abs. 5a EStG wird die bisherige Verwaltungshandhabung kodifiziert. In den BMF-Schreiben vom 07. August 2013  und vom 25. Juli 2013  wird aus Vereinfachungsgründen auf die Möglichkeit einer besonderen Lohnsteuererhebung bei verschiedenartigen Bezügen hingewiesen, die ein und derselbe Arbeitgeber leistet (Nichtbeanstandungsregelung).
Diese Nichtbeanstandungsregelung gilt bis zum 31. Dezember 2016  und wird ab 1. Januar 2017 durch die gesetzliche Regelung ersetzt.

Elektronische Bereitstellung von Daten im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung bzw. der Lohnsteuer-Nachschau

Eine Ergänzung in § 41 Abs. 1 Satz 7 EStG ermöglicht es der Bundesregierung, im Verordnungswege mit Zustimmung des Bundesrats den Arbeitgeber zu verpflichten, anlässlich von Außenprüfungen die im Lohnkonto des Arbeitnehmers aufgezeichneten steuerrelevanten Daten nach amtlich vorgeschriebenen Regeln elektronisch bereitzustellen.

Praxishinweis
Die bisherige Empfehlung für die Anwendung einer solchen Schnittstelle entfällt damit künftig.

Grundlage dafür soll eine einheitliche digitale Schnittstelle sein. Sie wird es der Finanzverwaltung erleichtern, insbesondere im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen die steuerrelevanten Daten unabhängig von dem beim Arbeitgeber eingesetzten Lohnabrechnungsprogramm unkompliziert und rasch auszuwerten. Der Arbeitgeber wird entlastet, weil die benötigten lohnsteuerlichen Daten zweifelsfrei beschrieben sind und so vom Lohnabrechnungsprogramm ohne weiteren Aufwand bereitgestellt werden können.
Diese grundsätzlich bestehende Bereitstellungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2018.
Der Grundsatz der Bereitsstellungspflicht kann aber durchbrochen werden. Durch eine Härtefallregelung stellt der Gesetzgeber sicher, dass der Arbeitgeber auf Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt die lohnsteuerlichen Daten auch in einer anderen auswertbaren Form bereitstellen kann.  Wann von einer unbilligen Härte zu sprechen ist, dürfte sich nach den Umständen des Einzelfalls richten. Zumindest wenn ein elektronisches Abrechnungsprogramm eingesetzt wird, dürften die Voraussetzungen für die Anwendung der Härtefallregelung nicht vorliegen.

Praxishinweis
Solch eine einheitliche digitale Schnittstelle hat die Finanzverwaltung bereits entwickelt (Digitale LohnSchnittstelle) und darüber sowohl die Arbeitgeber als auch die Softwareunternehmen in den vergangenen Jahren weitreichend informiert.
Obwohl so der Bekanntheitsgrad der Digitalen LohnSchnittstelle erheblich gesteigert worden ist, konnte ihr flächendeckender Einsatz nicht erreicht werden. Ursächlich hierfür ist insbesondere der bloße Empfehlungscharakter für die Anwendung der Schnittstelle.

Aufbewahrungsfrist

Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt.
Eine Ergänzung in § 41 Abs. 1 Satz 10 EStG n.F. stellt klar, dass die im Lohnsteuerabzugsverfahren zu beachtende Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren auch in den Fällen des neuen § 93c Abs. 1 Nr. 4 AO anzuwenden ist. § 93c Abs. 1 Nr. 4 AO sieht vor, dass die meldepflichtige Stelle übermittelte Daten aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen bis zum Ablauf des siebten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres aufzubewahren hat.

Vorschriften für die elektronische Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung

Nach Wegfall der bisherigen Verordnungsermächtigung in § 150 Abs. 7 AO und Übernahme der bisher in der StDÜV angesiedelten Regelungen in die § 72a Abs. 1 bis 3 und § 87a Abs. 6 sowie in die §§ 87b bis 87d AO werden die Wörter „nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung“ in § 41a Abs. 1 Satz 2 EStG gestrichen.
Die Regelungen in § 72a Abs. 1 bis 3 und § 87a Abs. 6 sowie den §§ 87b bis 87d AO gelten für die Übermittlung der Lohnsteuer- Anmeldung jetzt unmittelbar.

Hinweis
Der Beitrag wird mit dem Lohnsteuer-Info August 2016 fortgesetzt.