Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind bei Vorliegen einer Betriebsveranstaltung sämtliche Kosten der Betriebsveranstaltung zusammenzurechnen. Die Gesamtkosten sind sodann durch die tatsächlichen Teilnehmer zu dividieren.
Begrifflich soll eine Betriebsveranstaltung nur dann vorliegen, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend (= mehr als 50 %) aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt. M. E. dürften auch die Begleitpersonen von Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmer anderer Unternehmen im Konzernverbund den Betriebsangehörigen zuzuordnen sein.

Praxishinweis
Liegt eine Betriebsveranstaltung vor, können die Aufwendungen für die eigenen Arbeitnehmer nebst Kosten für die Begleitpersonen in vollem Umfang als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dies gilt auch für die Aufwendungen, die auf den teilnehmenden Arbeitgeber und dessen Begleitperson entfallen, soweit auch Begleitpersonen der Arbeitnehmer an der Veranstaltung teilnehmen können.  Sofern Begleitpersonen ansonsten nicht zugelassen werden, sind die Aufwendungen für die Begleitperson des Arbeitgebers privat veranlasst und damit nicht als Betriebsausgaben abziehbar.

Für die externen Personen (z. B. Geschäftsfreunde) scheidet die Anwendung des 110 €-Freibetrags mangels Arbeitnehmereigenschaft aus. Der Externe hat den auf ihn entfallenden Veranstaltungsvorteil grundsätzlich eigenständig zu versteuern. Dies dürfte nur über eine Pauschalierung nach § 37b Abs. 1 EStG durch den Einladenden zu verhindern sein. Hierbei ist von Bedeutung, dass die Bewirtungskosten bei einer solchen Veranstaltung ohne Übernachtung nicht in den Anwendungsbereich von § 37b Abs. 1 EStG fallen sollen. Die auf die Geschäftsfreunde anteilig entfallenden Bewirtungskosten sind als steuerlich beschränkt abziehbare Betriebsausgaben zu behandeln.  Die verbleibenden Aufwendungen stellen Geschenkekosten dar, die nach Maßgabe von § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG zu beurteilen und gegebenenfalls nach § 37b Abs. 1 EStG zu pauschalieren sind.

Praxishinweis
Liegt eine Betriebsveranstaltung vor, können die Aufwendungen für Geschäftspartner oder Arbeitnehmer verbundener Unternehmen und Leiharbeitnehmer sowie deren Begleitpersonen nur eingeschränkt abgezogen werden.  Die Betriebsausgabenabzugseinschränkungen bei Bewirtungs-kosten und Geschenkeaufwendungen sollen gelten.
Die Einbeziehung auch der Arbeitnehmer verbundener Unternehmen und Leiharbeitnehmer in die Betriebsausgabenabzugseinschränkung überrascht, weil diese Personengruppen lohnsteuerrechtlich wie Arbeitnehmer behandelt werden.

Beispiel
An einer Weihnachtsfeier nehmen sämtliche Arbeitnehmer
(20 Personen) und 10 Geschäftsfreunde teil. Die Kosten je Teilnehmer betragen 60 €. Hiervon entfallen 40 € auf Bewirtungskosten. Die Geschäftsfreunde erhalten keine weiteren Geschenke im Laufe des Jahres.
Begrifflich handelt es sich für die Arbeitnehmer um eine Betriebsveranstaltung, weil sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen zusammensetzt.
Die Gesamtaufwendungen werden zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer – einschließlich betriebsfremder Teilnehmer – aufgeteilt.
Die anteilig auf die Arbeitnehmer entfallenden Gesamtaufwendungen sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar ; unter Berücksichtigung von
§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG können diese einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil auslösen.
Für die teilnehmenden Geschäftsfreunde gilt der Freibetrag von 110 € nicht. Die Bewirtungskosten, die auf die Geschäftsfreunde entfallen, unterliegen der Abzugseinschränkung nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. D. h. 70 % der Bewirtungskosten sind als Betriebsausgaben abziehbar.  Der auf die Bewirtungskosten entfallende Kostenanteil muss m. E. im Wege der sachgerechten Schätzung bestimmt werden.
Höhe:
Bewirtungskosten: 40 € x 10 Personen =  400,00 €
davon steuerlich abziehbar =   280,00 €
Wie die weiteren anteilig auf den Geschäftsfreund entfallenden Aufwendungen zu behandeln sind, hat die FinVerw. bislang nicht geklärt. M. E. liegen Geschenkeaufwendungen vor; eine persönliche Versteuerung kann der Einladende durch eine Pauschalierung nach § 37b Abs. 1 EStG verhindern.
Höhe:
Geschenkeaufwand: 20 € x 10 Personen =  200,00 €
(abziehbar nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG)

Praxishinweis
Der bisherige Grundsatz, für Externe scheidet die Anwendung des 110 €-Freibetrags und die Lohnsteuerpauschalierung gem. § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG aus, wird nunmehr im Verwaltungswege durchbrochen.
Die Finanzverwaltung eröffnet in beschränktem Maße die Möglichkeit, Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen an Arbeitnehmer von anderen Unternehmen im Konzernverbund sowie an Leiharbeitnehmer durch den Entleiher wahlweise vom Zuwendenden oder vom Arbeitgeber versteuern zu lassen.
Damit werden auch Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen wie eigene Mitarbeiter behandelt. Entsprechendes gilt für Leiharbeitnehmer, die an einer Betriebsveranstaltung des Entleihers teilnehmen.
Dies gilt jedoch nur für das Lohnsteuerrecht, nicht allerdings für den Betriebsausgabenabzug.  Diese Unabgestimmtheit zwischen den Rechtsgebieten sollte durch eine geänderte Verwaltungsanweisung aufgelöst werden.

Nehmen an der Veranstaltung nicht überwiegend Arbeitnehmer teil, liegt eine geschäftliche Veranstaltung vor. Der Betriebsausgabenabzug ist für die Bewirtungskosten und die Geschenkeaufwendungen eingeschränkt. Dies soll nach Auffassung der Finanzverwaltung auch für die anteilig auf den Arbeitnehmer entfallenden Kosten gelten.