Durch die ab 1. Januar 2014 zur Anwendung kommende Reform des steuerlichen Reisekostenrechts sind zahlreiche Veränderungen eingetreten.  Neu ist seit 2014 u. a., dass gesetzlich geregelt ist, Fahrtkosten während einer Auswärtstätigkeit mit den pauschalen Kilometersätzen nach dem Bundesreisekostengesetz ansetzten bzw. steuerfrei erstatten zu können.

Die Pauschsätze betragen:

Bei Benutzung eines:

Je Fahrtkilometer:

Kraftfahrzeugs (insbesondere PKW)

0,30 €

andere motorbetriebene Fahrzeuge

0,20 €

In den bis 2013 geltenden Verwaltungsbestimmungen war eine Regelung zur Zahlung einer sog. Mitnahmepauschale von 0,02 € je Person und Kilometer enthalten. Diese Mitnahmepauschale existiert seit 2014 nicht mehr.
Sofern der Arbeitgeber weiterhin eine Mitnahmepauschale erstattet, handelt es sich insoweit um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Praxishinweis
Das FG Rheinland-Pfalz hat mit Urteil vom 08. November 2016  diese Rechtsauslegung bestätigt. Außerdem hat das FG Rheinland-Pfalz darauf hingewiesen, dass nicht nur bei privaten sondern auch bei öffentlichen Arbeitgebern die steuerfreie Erstattung von Mitnahmepauschalen ausscheidet.

Die steuerpflichtige Mitnahmepauschale ist im Regelfall beim jeweils begünstigten Arbeitnehmer individuell steuerpflichtig abzurechnen. Allerdings eröffnen die Regelungen der LStR eine Gestaltungsmöglichkeit. Nach R 3.16 Satz 1 LStR 2015 gilt Folgendes:

Zur Ermittlung der steuerfreien Leistungen für Reisekosten dürfen die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden.

Die steuerpflichtige Mitnahmepauschale dürfte im Regelfall individuelle steuerpflichtig beim jeweils begünstigten Arbeitnehmer abzurechnen sein. Allerdings eröffnen die Regelungen der LStR eine Gestaltungsmöglichkeit. Nach R 3.16 Satz 1 LStR 2015 gilt Folgendes:

Beispiel
Nach der betrieblichen Vereinbarung wird dem Mitarbeiter ein Mehraufwand für Verpflegung in Höhe von 6 € bei einer Abwesenheitszeit von mehr als 8 Stunden erstattet. Fahrtkosten mit dem Privatwagen werden je zurückgelegtem Kilometer mit 0,20 € vergütet. Außerdem wird je mitgenommenem Kollegen eine Mitnahmepauschale von 0,02 € je Kilometer geleistet.
Der Mitarbeiter A führt am 20. August eine Auswärtstätigkeit im Inland durch. Seine Abwesenheitszeit beträgt 9 Stunden. Mit seinem Privat-Kfz hat er insgesamt 250 km zurückgelegt. A hat auf der Dienstreise zwei Kollegen mitgenommen.

Reisekostenanspruch nach betrieblicher Vereinbarung:
Fahrtkosten:
250 km x 0,20 € = 50,00 €
Mitnahmeentschädigung:
250 km x 0,02 € x 2 = 10,00 €
Verpflegungspauschale: 6,00 €
Summe 66,00 €
davon steuerfrei:
Fahrtkosten:
250 km x 0,30 €  = 75,00 €
Tagegeld =             12,00 €
Summe  =                87,00 € max. 66,00 €
M. E. muss auch die Mitnahmeentschädigung als Teil der Reisekostenerstattung angesehen werden, so dass durch die Anwendung der Zusammenrechnungsmethode eine Steuerfreiheit eintreten kann.

Sofern der betriebliche Reisekostenersatzanspruch über den steuerfreien Erstattungsbetrag hinaus geht, kann für „überzahlte“ Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % angewandt werden (Wahlrecht).  Dieses Pauschalierungswahlrecht kann im Falle der Übernahme von Mitnahmepauschalen anwendbar sein. Die LStR bestimmen in R 40.2 Abs. 4 Satz 3 und 4 Folgendes:

Zur Ermittlung des steuerfreien Vergütungsbetrags dürfen die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden.  4Aus Vereinfachungsgründen bestehen auch keine Bedenken, den Betrag, der den steuerfreien Vergütungsbetrag übersteigt, einheitlich als Vergütung für Verpflegungsmehraufwendungen zu behandeln, die in den Grenzen des § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG mit 25 % pauschal versteuert werden kann.

Beispiel
Nach der betrieblichen Vereinbarung wird dem Mitarbeiter ein Mehraufwand für Verpflegung in Höhe von 12 € bei einer Abwesenheitszeit von mehr als 8 Stunden erstattet. Fahrtkosten mit dem Privatwagen werden je zurückgelegtem Kilometer mit 0,30 € vergütet. Außerdem wird je mitgenommenem Kollegen eine Mitnahmepauschale von
0,02 € je Kilometer geleistet.
Der Mitarbeiter A führt am 20. August eine Auswärtstätigkeit im Inland durch. Seine Abwesenheitszeit beträgt 9 Stunden. Mit seinem Privat-Kfz hat er insgesamt 250 km zurückgelegt. A hat zwei Kollegen auf der Dienstreise mitgenommen.

Reisekostenanspruch nach betrieblicher Vereinbarung:
Fahrtkosten:
250 km x 0,30 € = 75,00 €
Mitnahmeentschädigung:
250 km x 0,02 € x 2 = 10,00 €
Verpflegungspauschale: 12,00 €
Summe 97,00 €
davon steuerfrei:
Fahrtkosten:
250 km x 0,30 € =  – 75,00 €
Mehraufwendungen für Verpflegung: – 12,00 €
Steuerpflichtige Reisekostenerstattung 10,00 €

Der steuerpflichtige Teil der Reisekostenerstattung ist als Überzahlung von Verpflegungsmehraufwendungen anzusehen.  Eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % v. 10 € ist damit möglich; der Höchstpauschalierungsbetrag von 12 € wird nicht überschritten.