Abziehbare bzw. steuerfrei erstattbare Reisekosten liegen nur dann vor, wenn die Aufwendungen so gut wie ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und einer ersten Tätigkeitsstätte veranlasst sind.[1]

Nach Auffassung des BFH[2] liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor, wenn ihr (offensichtlich) ein unmittelbarer konkreter beruflicher Anlass zugrunde liegt und die Verfolgung privater Reiseinteressen nicht den Schwerpunkt der Reise bildet.[3] Dies kann (muss aber nicht) z.B. dann der Fall sein, wenn eine solche Auswärtstätigkeit auf einer Weisung des Arbeitgebers beruht. Regelmäßig ist der Besuch eines Kunden zur Vornahme von Geschäftsabschlüssen oder Verhandlungen mit Geschäftspartnern eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit.[4]

Beispiel 1

Der Beschäftigte A nimmt im Auftrag seines Arbeitgebers an Verkaufsverhandlungen in Japan teil. Die Verhandlung erstreckt sich über eine Woche. Im Anschluss daran verbringt der Arbeitnehmer seinen 3-wöchigen Jahresurlaub ebenfalls in Japan.

Da der Reise ein unmittelbarer beruflicher Anlass zu Grunde liegt, sind die Reisekosten steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattbar.

Flugkosten

Die Flugkosten sind steuerfrei erstattbar. Der anschließende Urlaub in Japan löst keinen geldwerten Vorteil aus. Dies dürfte zumindest dann gelten, wenn durch die zeitliche Verschiebung des Rückflugs aus privaten Gründen keine Mehrkosten entstehen. Durch die Übernahme der gesamten Flugkosten wird nach der bisherigen Auffassung kein steuerpflichtiger Arbeitslohn ausgelöst. Dies begründet sich dadurch, dass die Reise im ausschließlichen eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers anberaumt und durchgeführt wird. Die privat veranlasste Verlängerung ändert daran nichts.

Verpflegungspauschalen

Verpflegungspauschalen sind ab Reisebeginn bis zum Abschluss der Verhandlungen steuerfrei erstattbar. Der betriebliche Reiseanlass wird mit Urlaubsbeginn beendet; dennoch dürfte es zulässig sein, das tatsächliche betrieblich veranlasste Reiseende um die (fiktive) Rückreisezeit zu verlängern. Denn diese wären auch ohne Urlaubsverlängerung angefallen.

Übernachtungskosten

Der Arbeitgeber kann nur die Übernachtungskosten steuerfrei erstatten, die während der betrieblich veranlassten Reisedauer angefallen sind.

Dem BFH-Urteil vom 16. November 2005[5] zufolge sind Sachzuwendungen an Arbeitnehmer anlässlich einer zweitägigen Reise, die sowohl eine Betriebsveranstaltung als auch eine aus ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interessen durchgeführte Betriebsbesichtigung bei einem Hauptkunden des Arbeitgebers umfasst, grundsätzlich aufzuteilen.[6] Die Aufwendungen des Arbeitgebers für die Durchführung der gemischt veranlassten Gesamtveranstaltung sind nur dann kein Arbeitslohn, wenn die dem Betriebsveranstaltungsteil zuzurechnenden anteiligen Kosten den 110 €-Freibetrag nicht übersteigen.

Praxishinweis

Eine betriebliche Veranstaltung verliert ihren Charakter als Betriebsveranstaltung zumindest dann nicht, wenn es sich um eine gemischt veranlasste Veranstaltung handelt, bei der betriebliche und gesellige Elemente ineinander übergehen.

Die einem Betriebsbesichtigungsteil zuzurechnenden anteiligen Kosten werden nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung nicht als Arbeitslohn erfasst, wenn die Besichtigung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wird und damit keinen Entlohnungscharakter hat.[7]

Beispiel 2

Der Arbeitgeber führt mit seinen Mitarbeitern eine zweitägige Reise von Freitagnachmittag bis Samstagabend durch. Nach einer Betriebsveranstaltung am Freitag findet am Samstag eine Betriebsbesichtigung bei einem Hauptkunden des Arbeitgebers statt. Die gesamten Aufwendungen für die Reise betragen pro Teilnehmer 150 €.

Davon entfallen 50 € (im Wesentlichen Fahrtkosten) auf die Betriebsbesichtigung beim Hauptkunden.

Es liegt insgesamt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, da die anteiligen Kosten für die Betriebsveranstaltung den Freibetrag von 110 € nicht übersteigen (150 € abzüglich 50 € = 100 €) und die Betriebsbesichtigung beim Hauptkunden (= 50 € je Teilnehmer) im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wird.

Bei gemischt veranlassten Reisen, die sowohl betrieblich veranlasste Bestandteile als auch Bestandteile mit Incentive-Bezug haben, sind die angefallenen Aufwendungen auf die Veranstaltungsteile mit Incentive-Bezug und die betrieblich veranlassten Veranstaltungsteile aufzuteilen.

Praxishinweis

Die Aufteilung der Sachzuwendungen ist nach den Grundsätzen des BFH-Urteils vom 18. August 2005[8] vorzunehmen.

Danach sind für die Aufteilung zunächst die Kostenbestandteile zu trennen, die sich leicht und eindeutig dem betriebsfunktionalen Bereich und dem Bereich, dessen Zuwendung sich als geldwerter Vorteil darstellt, zuordnen lassen.

Die Kosten rein betriebsfunktionaler Bestandteile kommen von vornherein nicht als Arbeitslohn in Betracht.

Auf der anderen Seite sind die Kosten solcher Bestandteile vollumfänglich als Arbeitslohn zu erfassen, die sich – isoliert betrachtet – als geldwerter Vorteil wegen des Bezugs zum Incentive-Bereich erweisen. Hierzu gehören u.a. die Kosten für gemeinsame Feiern und Unterhaltung.

Bei den Kosten, die sich den genannten Kosten nicht zuordnen lassen und die deshalb im Wege sachgerechter Schätzung aufzuteilen sind (gemischt veranlasste Kosten), handelt es sich insbesondere um die Kosten für die Beförderung, Unterbringung und Verpflegung. Die Rechtsgrundsätze des § 12 EStG kommen nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung für die Frage der Einnahmenerfassung nicht zur Anwendung.

Als sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist grundsätzlich das Verhältnis der Zeitanteile[9] heranzuziehen, in dem die Veranstaltungs-Bestandteile mit Vorteilscharakter zu den aus betriebsfunktionalen Gründen durchgeführten Bestandteilen stehen. Zu diesem Zweck sind (nur) die Veranstaltungsteile mit Vorteilscharakter zu den aus betriebsfunktionalen Gründen durchgeführten Veranstaltungsteilen in ein Verhältnis zu setzen. Die Zeitanteile für die Beförderung zu und von der Gesamtveranstaltung bleiben dabei außer Betracht.[10] Bei der zeitanteiligen Aufteilung der gemischt veranlassten Kosten ist von einem 8-Stunden-Arbeitstag auszugehen.[11]

Von einer sog. gemischt veranlassten Reise[12] kann je nach Programmablauf im Übrigen auch dann gesprochen werden, wenn ein Arbeitnehmer einer Tochtergesellschaft an einer von der Muttergesellschaft veranstalteten Konzern-Strategie-Konferenz teilnimmt.[13] Gemischt veranlasste Veranstaltungen umfassen einen betrieblich veranlassten Bestandteil und einen Incentive-Bezug. Eine Kostenaufteilung hat stattzufinden:

  • Aufwendungen, die unmittelbar dem Veranstaltungsteil mit Incentive-Bezug zugeordnet werden (z. B. touristische Programme), sind als geldwerter Vorteil der Teilnehmer anzusehen.

 

  • Aufwendungen, die unmittelbar den rein betrieblich veranlassten Veranstaltungsteilen zuzuordnen sind (z. B. Referentenkosten, Tagungsraum), lösen keinen geldwerten Vorteil aus.

 

  • Die gemischt veranlassten Kosten (z. B. Flug-/Fahrtkosten, Übernachtungskosten) sind im Wege einer sachgerechten Schätzung aufzuteilen.Die Aufteilung der nicht direkt zuzuordnenden Aufwendungen soll grundsätzlich zeitanteilig erfolgen. Hierbei ist von einem 8 Stunden-Arbeitstag als Ausgangsgröße auszugehen.[14] Die betriebsfunktionellen Reisebestandteile sind ins Verhältnis zu einer täglichen Arbeitszeit von 8 Stunden zu setzen, um den betrieblich veranlassten Anteil der Aufwendungen zu ermitteln. Die Zeitanteile für die An- und Abreise bleiben für die Ermittlung des Aufteilungsmaßstabs außer Ansatz.


Beispiel 3

In Mallorca (Spanien) findet ein Strategiemeeting statt. Folgende Kosten übernimmt der Arbeitgeber:

Tagungsraum, Referent:                                           6.000 €

Kosten für teambildende Maßnahmen                       10.000 € (inkl. touristischem Programm)

Transferkosten (Flug, Taxi) und Übernachtungskosten        10.000 €

Mittwoch Anreise
ab 20 Uhr gemeinsames Abendessen
Donnerstag 9 Uhr – 12 Uhr Fachvorträge
13 Uhr – 19 Uhr Betriebsversammlung
ab 20.15 Uhr Barbecue am Pool
Freitag 9 Uhr bis 10 Uhr Fachvortrag
ab 14.30 Uhr Stadtrundfahrt
ab 19.30 Uhr Bunter Abend
Samstag 9 Uhr bis 12 Uhr Präsentation der Arbeitsergebnisse
ab 13 Uhr Sport- und Spieleprogramm
ab 20 Uhr Cocktail-Empfang
Sonntag Abreise

 

Unmittelbar betrieblich veranlasste Kosten

Tagungsraum, Referent:                                                                   6.000,00 €

Ein geldwerter Vorteil ist insoweit nicht zu erfassen.

 

Aufwendungen, die dem Incentive-Bezug zuzurechnen sind

Kosten für teambildende Maßnahmen                                                          10.000,00 €

Ein geldwerter Vorteil ist insoweit zu erfassen und kann zur Verhinderung einer individuellen Besteuerung durch den jeweiligen Arbeitnehmer vom Arbeitgeber gem. § 37b Abs. 2 EStG pauschaliert werden. Durch diese Pauschalierung wird allerdings keine Sozialversicherungsfreiheit ausgelöst.

 


Gemischte Aufwendungen

Kosten für die gemischten Aufwendungen     10.000,00 €

davon 50 % steuerfrei                                                                        5.000,00 €
davon 50 % steuerpflichtig                                                                5.000,00 €

Von Seiten der Finanzverwaltung wird bei der zeitanteiligen Aufteilung auf einen
8 Stundentag abgestellt, wobei der An- und Abreisetag grundsätzlich unberücksichtigt bleibt.

Berechnung:

Stunden
Donnerstag 8
Freitag 8
Samstag 8
Summe 24 100%
Stunden
davon betrieblich
Donnerstag 9 max. 8
Freitag 1 1
Samstag 3 3
Summe 12 50%

[1] R 9.4 Abs. 1 Satz 1 LStR

[2] BFH-Urt. v. 22.1.1993 – VI R 61/91, BStBl II 1993, 612

[3] BFH-Urt. v. 19.1.2017 – VI R 37/15, BStBl II 2017, 526 m.w.N.

[4] BFH-Urt. v. 18.8.2005, BStBl II 2006, 30 und v. 19.1.2017 – VI R 37/15, BStBl II 2017, 526 m.w.N.

[5] VI R 118/01, BStBl II 2006, 44

[6] So auch BFH-Urteil v. 30.04.2009, VI R 55/07, BStBl II 2009, 726

[7] BFH-Urteil v. 16.11.2005, BStBl II 2006, 44

[8] VI R 32/03, BStBl II 2006, 30

[9] Greite, NWB Fach 6, 4637

[10] BFH-Urteil v. 30.04.2009, VI R 55/07, BStBl II 2009, 726

[11] OFD NRW v. 07.09.2017 – Kurzinfo LSt 1/2017, NWB YAAAG-58610

[12] Siehe OFD NRW v. 07.09.2017 – Kurzinfo LSt 1/2017, NWB YAAAG-58610

[13] BFH-Urt. v. 05.9.2006, VI R 49/05, BFH/NV 2007, 217

[14] BFH-Urt. v. 18.8.2005, VI R 32/03, BStBl II 2006,30

 

 

Stand: 15.11.2017