Umstritten war, ob Zahlungen mit Geld- oder Kreditkarten im Kassenbuch auftauchen dürfen. In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November 2014[1] heißt es in Rz. 55:

„In der Regel verstößt die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen oder von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung.

Die nicht getrennte Aufzeichnung von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung verstößt in der Regel gegen steuerrechtliche Anforderungen (z. B. § 22 UStG).“

Die OFD Karlsruhe hat sich konkretisierend mit Schreiben vom 22. Februar 2018[2] wie folgt geäußert:

„Des Weiteren ist für jeden Vorgang die Zahlungsart zu erfassen. Nur Barumsätze sind im Kassenbuch zu erfassen. Unbare Zahlungen (Kreditkarte/EC-Umsätze etc.) sind auf separaten Konten abzubilden.“

Praxishinweis

Diese Auffassung entspricht auch einem an den DStV gerichteten Schreiben des BMF vom 16. August 2017[3]. Danach sind im Kassenbuch nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen.

In der Praxis wird dagegen oftmals der tägliche Gesamtbetrag lt. Tageslosung inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (insbesondere EC-Kartenzahlungen) als Einnahme im Kassenbuch aufgezeichnet. Die bargeldlosen Geschäftsvorfälle werden sodann als Ausgabe erfasst. Hierdurch ist u. a. sichergestellt, dass auch die Umsätze mit dem korrekten Umsatzsteuersatz erfasst werden. Diese Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stellt einen formellen Mangel dar und widerspricht dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung.[4]

Gegen diese einschränkende Verwaltungsauffassung haben sich der DIHK, der HDE und der ZDH mit einer Eingabe gewandt. Diese Spitzenverbände der gewerblichen Wirtschaft halten die Rechtsauffassung der Finanzverwaltung weder für akzeptabel noch für praktikabel. Die Erfassung der Umsätze im Kassenbuch und die anschließende Verbuchung in der Finanzbuchhaltung durch entsprechende Kennzeichnungen seien nachvollziehbar und nachprüfbar.

Mit Schreiben vom 29. Juni 2018[5] hat sich das BMF im Ergebnis positiv zu diesem Petitum geäußert.

Die Finanzverwaltung geht zwar weiterhin davon aus, dass die (zumindest zeitweise) Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch einen formellen Mangel auslöst. Dieser formelle Mangel wird bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchhaltung[6] regelmäßig außer Betracht bleiben. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes jederzeit besteht.

[1] BStBl I 2014, 1450

[2] Informationen zum Thema „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“, DStR 2018, 1074

[3] BMF-Schreiben v. 16.08.2017, IV A 4 – S 0316/13/10003-09

[4] § 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB

[5] BMF-Schreiben v. 29.06.2018 – IV A 4- S 0316/13/10003-09, DOK 2017/0507957

[6] § 158 AO

 

 

Stand: 24.07.2018