SFTCelle 2018: Kassen und digitale Außenprüfungen

Vor allem in bargeldintensiven Branchen, wie beispielsweise der Gastronomie, sind Kassen und deren theoretische sowie praktische Manipulationsmöglichkeiten nicht erst seit kurzem ein Thema. Die Finanzverwaltung hat auf die vermuteten und teilweise auch nachgewiesenen Missbräuche hin reagiert. Dr. Sascha Bleschick, Richter am Finanzgericht Münster, beschäftigte sich im Rahmen seines Fachvortrags bei der SFTCelle 2018 Steuerfachtagung und Zukunftskongress intensiv mit den neuen Problematiken, insbesondere im Hinblick auf die Vorlage sonstiger Organisationsunterlagen. Teilweise, so seine Erfahrung, wird behauptet, es gebe schlichtweg keine Programmierprotokolle. Auch werde bemängelt, es fehle eine praxistaugliche Präzisierung der Protokollinhalte. Beides ist nach Bleschicks Ansicht unzutreffend.

Der Form nach handelt es sich um nicht genormte Ausdrucke der Programmierung des Kassensystems oder um eine Datei, in der sämtliche ursprüngliche Programmeinstellungen und ihre späteren Änderungen dokumentiert werden. Seinem Inhalt nach enthält ein Programmierprotokoll die Dokumentation der Programmierung des Kassensystems. Durch die Dokumentation muss – etwa auch unter Zuhilfenahme sonstiger Organisationsunterlagen wie beispielsweise der Bedienungsanleitung – die Technik des Rechenwerks zur Erfassung der Bareinnahmen erläutert werden. Erforderlich sind insoweit die lückenlose Dokumentation zur Hard- und Software sowie die Speicherorte im Kassensystem. Der Außenprüfer darf das Programmierprotokoll, soweit es elektronisch vorhanden ist, unter Zuhilfenahme des Datenzugriffsrechts nach § 147 Abs. 6 Satz 1 der Abgabenordnung (AO) auswerten.

Bleschik rät, wegen der Gefahr einer Hinzuschätzung bei Nichtvorlage sonstiger Organisationsunterlagen zum programmierbaren Kassensystem, insbesondere Programmierprotokolle ebenso sorgfältig aufzubewahren wie Bargeld. Eine nachträgliche Ergänzung der Dokumentation oder eine anderweitige Heilung des gewichtigen formellen Mangels ist nicht möglich.

Bleschik trat auch der Behauptung entgegen, die Dokumentation einer Programmierung sei weniger manipulationssicher als ein nicht geschütztes System. Diese Sichtweise verkenne, dass der Zweck der Aufzeichnung, Aufbewahrung und Vorlage sonstiger Organisationsunterlagen zu programmierbaren Kassensystemen nicht allein im unmittelbaren Nachweis einer Manipulationen liege, sondern vielmehr darin, dass mit deren Hilfe Datenmanipulationen mittelbar ausgeschlossen oder aufgedeckt werden können. Denn das Programmierprotokoll kann mit den sonstigen Organisationsunterlagen und weiteren vorhandenen Unterlagen oder Daten abgeglichen werden. So soll es in der Praxis durchaus schon vorgekommen sein, dass Veränderungen in gespeicherten Kassendaten allein mithilfe der Bedienungsanleitung und der dort offen ausgewiesenen Bedienungsanweisungen aufgedeckt wurden.

 

 

Stand: 13.9.2018